La lettre de voiture électronique autorisée à partir de Mars 2018

À partir de mars 2018, le Luxembourg autorise l'utilisation d'une lettre de voiture électronique (e-CMR) pour le transport international des marchandises par route par son adhésion au protocole additionnel UNECE e-CMR 2008 et son adhésion à un projet pilote Benelux pour les transports routiers au sein du Benelux (« e-CMR Benelux)

Le CMR version électronique "e-CMR"

Le transport international des marchandises est couvert par une convention de l’ONU, la « convention CMR » ou Convention relative au contrat de transport international par route.  Une lettre de voiture contient des renseignements sur la nature des marchandises transportées ainsi que les parties concernées par l’échange.

En février 2008, un protocole a été ajouté à la Convention CMR au sujet de l’utilisation de la lettre de voiture électronique. Ce protocole est entré en vigueur le 5 juin 2011. Le document électronique e-CMR doit contenir au moins les mêmes informations que la version papier et est équivalente au document sous forme papier

La loi du 15 décembre 2017, qui porte approbation de ce protocole additionnel, entre en vigueur le 18 mars 2018.  Les transporteurs, expéditeurs et destinataires auront ainsi la possibilité d'utiliser une lettre de voiture sous forme électronique pour les transports entre deux pays qui adhèrent au Protocole additionnel e-CMR 2008.

A ce jour 15 pays ont ratifié le protocole e-CMR : Ces pays sont la Bulgarie, la République Tchèque, le Danemark, l'Estonie, la France, l’Iran, la Lettonie, la Lituanie, le Luxembourg, les Pays-Bas, la Slovaquie, l'Espagne, la Suisse et la Turquie. 

Sauf quelques exceptions comme par exemple le transport de produits dangereux et le transport de déchets, l’e-CMR est aussi accepté en Allemagne pour le transit de marchandises, par exemple entre le Luxembourg et la Slovaquie.

Le CMR version "e-CMR BENELUX"

Parallèlement à la Convention e-cmr, les pays du Benelux ont introduit à partir du 1er décembre 2017 un projet pilote avec une durée de 3 années qui autorise l’e-CMR pour des transports de marchandises au sein du Benelux.

Le projet a comme objectif d'étudier au niveau BENELUX les impacts éventuels pour les autorités de contrôle de l'utilisation du e-cmr au lieu d’un document papier. Dans ce cadre, le document électronique doit être hébergé par un fournisseur de services e-CMR agréé à participer au projet pilote par un des 3 pays du Benelux. Une première liste de ces fournisseurs e-CMR sera communiquée le 1er mars 2018.

Le projet Benelux est basé sur le protocole additionnel de 2008 en ce qui concerne le contenu de l'e-CMR et les exigences au niveau de la fiabilité signatures électroniques.

Les "e-CMR Benelux" porteront un numéro unique qui commence par LU, BE ou NL (le pays où le e-CMR est émis) et qui termine par un code de 3 caractères afin de déterminer le système informatique agréé où la source du document électronique e-CMR est hébergé.

La décision Benelux M (2017)12 prévoit que les fonctionnaires, autorisés du contrôle routier, peuvent demander au conducteur de leur envoyer par courrier électronique une version authentique du document e-CMR. En plus, dans le cadre du projet pilote et de la finalité y prévue, les autorités ont un accès aux systèmes informatiques des fournisseurs de services e-CMR, autorisés à y participer.

Les avantages d’une lettre de voiture électronique (e-CMR)

Une réduction des coûts

  • Gains administratifs dans le traitement de l’information
  • Plus écologique
  • Une gestion accélérée (moins de données à saisir, suppression des documents papiers, fin des transmissions par fax, scanner, moins d’archives papier)
  • Une meilleure synchronisation des livraisons et des réceptions
  • Une simplification des processus liés aux opérations douanières
  • Une accélération des échanges d’information et des processus de facturation

Une plus grande transparence

  • Un accès à l’information en temps réel, avec des documents prouvant la prise en charge et la livraison des colis
  • Une plus grande précision des données
  • Un renforcement de la visibilité durant les opérations de transport et de la collaboration entre les différents acteurs
  • Des expéditions mieux surveillées et contrôlées

Le e-CMR en pratique

La lettre de voiture CMR atteste non seulement de la prise en charge des marchandises en bon état, mais aussi de l’expédition du moment où le transport y a apposé sa signature. C’est la matérialisation d’un contrat de transport de marchandises qui existe indépendamment de celles-ci.

En pratique, un ordre de transport est transmis au conducteur en temps réel sur son ordinateur de bord ou son smartphone. Lors de l’enlèvement, le conducteur et l’expéditeur signent de manière sécurisée sur le smartphone. La preuve de l’enlèvement des marchandises (« POC, Proof Of Collection ») est alors immédiatement disponible avec toutes les informations associées.

Lors du transport, le conducteur peut à tout moment lors d’un contrôle des autorités produire les pièces nécessaires sur son ordinateur de bord ou son smartphone.

Arrivé sur le lieu de livraison, le conducteur et le destinataire confirment la livraison des marchandises (« POD, Proof Of Delivery ») et rendent cette information disponible en temps réel pour l’ensemble des acteurs.

  • La e-CMR est un avantage compétitif pour les entreprises qui gagnent en productivité, visibilité et en agilité.
  • A ce jour, la documentation de transport inclut de nombreux doublons et les mêmes informations sont distribuées entre les différentes parties prenantes au transport.
  • Une solution numérique permet la centralisation des informations avec un accès en ligne pour l’expéditeur, le transporteur et le destinataire grâce à des notifications mail, fax ou SMS.
  • Une première estimation des réductions des coûts administratifs a permis de mettre en avant une économie d’environ 4,5 euros par lettre de voiture, toutes tâches confondues.
  • Les avantages sont nombreux et améliorent le travail du conducteur routier qui va perdre moins de temps au chargement et déchargement

Aujourd’hui le transporteur et ses clients perdent chaque mois de nombreuses heures à cause de CMR perdus, illisibles ou simplement non fournis. Une solution e-CMR centralisée permets aux donneurs d’ordre des transports un accès aux documents de transport archivés, à tout moment à travers d’un simple champ de recherche.

Une solution numérique permet aussi de combiner davantage de données liées au transport routier, y-inclus le suivi du transport et des marchandises (Track & Trace), la géolocalisation des signatures et la signalisation en temps réel de tout incident qui aurait lieu (e-Call).

Au-delà, la nature numérique de l'e-CMR lui permet de s'intégrer à d’autres processus associés au transport tels que les déclarations douanières.

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